El office sharing u oficina compartida, es una estrategia mediante la cual una empresa con espacio sobrante en sus instalaciones lo pone a disposición de start-ups, pymes o profesionales independientes.
Esto permite aprovechar superficies o despachos vacíos, generar ingresos adicionales y ofrecer a otros negocios una alternativa más económica frente a una oficina tradicional.
A diferencia de los coworkings comerciales, que suelen estar gestionados por un tercero, con amplias zonas compartidas y una comunidad activa de miembros, el office sharing tiende a darse entre una o varias empresas que comparten un mismo entorno físico bajo una gestión más privada.
¿En qué se diferencia del coworking?
Aunque ambos modelos se basan en compartir espacio, existen diferencias clave:
- Naturaleza y gestión: El office sharing se produce cuando una empresa que dispone de espacio de sobra lo subarrienda o comparte con otra(s), mientras que el coworking suele estar gestionado por empresas dedicadas a ofrecer espacios flexibles a múltiples clientes.
- Privacidad: En el office sharing es común que se instalen separadores, paredes o despachos individuales, brindando mayor intimidad. En coworking, se promueve la apertura y la interacción espontánea, aunque también existen espacios que aportan privacidad e intimidad, si se requieren.
- Servicios y equipamiento: En coworking se incluyen servicios como limpieza, café, recepción, impresoras, eventos y comunidad. En el office sharing, muchos de estos servicios corren a cargo de los ocupantes o deben contratarse por separado.
- Flexibilidad contractual: Aunque ambos modelos ofrecen mayor flexibilidad que un contrato tradicional, el coworking suele permitir pagos diarios o mensuales, mientras que el office sharing puede requerir compromisos de varios meses.
¿Por qué start-ups y pymes optan por el office sharing?
Ahorro de costes
Para pequeñas empresas o emprendimientos en crecimiento, alquilar una oficina propia puede ser costoso. El office sharing permite acceder a un espacio funcional a un coste reducido, sin necesidad de largas inversiones en mobiliario o instalaciones.
Flexibilidad operativa
Las start-ups y pymes suelen estar en constante cambio: necesidades de espacio, número de empleados o proyectos. El office sharing ofrece flexibilidad para ajustar el espacio según el momento, sin ataduras contractuales rígidas.
Profesionalidad e imagen institucional
Compartir oficina permite proyectar una imagen profesional: disponer de salas de reuniones, recepción o domiciliar la empresa en una dirección física sin tener que asumir todos los costos asociados.
Sinergias y colaboración (en determinados casos)
Aunque el office sharing suele ofrecer menor interacción que el coworking, existen oportunidades de colaboración, sobre todo cuando las empresas comparten valores, objetivos o áreas complementarias. Específicamente en start-ups, esto puede traducirse en colaboración técnica o comercial.
Ventajas y retos del office sharing
Ventajas principales:
- Monetización de espacio infrautilizado: Las empresas que comparten pueden obtener ingresos al alquilar zonas no utilizadas.
- Acceso inmediato y funcional: Start-ups y pymes pueden integrarse en un entorno operativo sin perder tiempo en acondicionamiento.
- Mayor privacidad y control: Ideal para negocios que manejan información sensible o buscan enfocarse sin distracciones.
- Acuerdos más ágiles: Los contratos de office sharing pueden ser más sencillos y con mayor facilidad de finalización que los arrendamientos tradicionales.
Retos a considerar:
- Costes adicionales ocultos: Si bien el espacio se comparte, hay que prever gastos de limpieza, suministros, mantenimiento, compliance legal, renovación de mobiliario, y posiblemente software de gestión, entre otros.
- Desgaste del mobiliario y equipamiento: La rotación de ocupantes puede generar un desgaste acelerado en instalaciones compartidas.
- Riesgos legales y de privacidad: Sin divisiones adecuadas, es posible que se comparta información sensible y/o se generen conflictos. Un acuerdo formal (licencia o contrato detallado) es esencial.
- Limitaciones en servicios incluidos: En muchos casos, los servicios de soporte como internet, recepción o limpieza deben negociarse o contratarse aparte
El office sharing u oficina compartida es una solución eficiente y económica para start-ups y pymes que buscan presencia física sin comprometer su flexibilidad ni aumentar sus costes. Aporta privacidad, adaptación operativa y profesionalidad en un entorno realista y funcional.
Si bien no genera la misma intensidad comunitaria que un coworking, ofrece un espacio más controlado y con menos ruido, ideal para empresas que prefieren concentrarse sin recurrir a un despacho propio.
Su éxito depende de acuerdos bien estructurados, claridad en servicios y buena convivencia entre las partes.
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